مدیریت کنترل‌گرانه (Micromanagement): چالش‌ها و راهکارها

مدیر کنترل‌گر (micromanager) فردی است که با کنترل و توجه شدید به جزئیات مدیریت می‌کند. این شیوه مدیریت ممکن است به سوء استفاده از قدرت و کنترل بیش از حد منجر شود و تعامل با چنین فردی را مشکل سازد. مدیر کنترل‌گر معمولاً به عنوان فردی شناخته می‌شود که نه تنها بر کارهایی که به او محول شده‌اند، بلکه بر تمامی جزئیات و اجرای فرایندهای اطراف او نیز نظارت مستقیم دارد. این رفتار می‌تواند در محیط‌های کاری، خانوادگی، آموزشی و حتی در دوستی‌ها و روابط شخصی دیده شود.

نشانه‌های مدیریت کنترل‌گرانه

تمایل به انجام همه چیز به شیوه خودشان

یکی از اصلی‌ترین نشانه‌های یک مدیر کنترل‌گر این است که همیشه می‌خواهد همه کارها به شیوه‌ای که خودشان می‌خواهند انجام شود. آنان به ندرت به دیگران اجازه می‌دهند تا خودشان تصمیم‌گیری کنند و همیشه به دنبال اعمال سلیقه شخصی خود در هر جزئیات کوچک هستند.

برای مثال، در یک پروژه طراحی وب‌سایت، یک مدیر کنترل‌گر ممکن است حتی در مورد انتخاب رنگ‌ها، فونت‌ها و جایگذاری دکمه‌ها نظر بدهد، بدون توجه به تخصص و تجربه طراحان.

مقاومت در واگذاری وظایف

مدیران کنترل‌گر تمایل دارند تمام وظایف را خودشان انجام دهند و به دیگران به ندرت اعتماد می‌کنند تا بخش‌هایی از کار را به عهده بگیرند. این رفتار اغلب به دلیل عدم توانایی در اعتماد به دیگران و برنامه‌ریزی نادرست مدیران است.

مثال: در یک شرکت نرم‌افزاری، مدیر پروژه کنترل‌گر ممکن است حتی کدنویسی جزئی را خودش انجام دهد، به جای اینکه آن را به برنامه‌نویسان تیم واگذار کند.

دستورالعمل دقیق برای انجام کار

این افراد دوست دارند تا دقیقاً به دیگران بگویند که چگونه کارها را انجام دهند یا حتی خودشان را در عمل دخالت دهند. آنها از دادن آزادی عمل به دیگران امتناع می‌کنند و ترجیح می‌دهند خودشان همیشه در کنترل امور باشند.

مثال: در یک رستوران، مدیر کنترل‌گر ممکن است به آشپزها دستور دهد که دقیقاً چگونه غذا را تزیین کنند، حتی اگر آشپزها تجربه و مهارت کافی در این زمینه داشته باشند.

عدم باز بودن به نظرات و ایده‌های دیگران

مدیران کنترل‌گر معمولاً به نظرات و ایده‌های دیگران گوش نمی‌دهند و فقط به شیوه‌ها و ایده‌های خودشان اعتقاد دارند. این امر باعث محدود شدن خلاقیت و نوآوری در کار می‌شود.

مثال: در یک جلسه طوفان فکری، مدیر کنترل‌گر ممکن است تمام ایده‌های ارائه شده توسط کارمندان را رد کند و فقط بر ایده‌های خودش تأکید کند.

ایجاد توهم مسئولیت یا انتخاب

این افراد ممکن است به دیگران این توهم را بدهند که مسئولیت یا حق انتخاب دارند، ولی در واقع همه تصمیمات و انتخاب‌ها توسط خودشان گرفته می‌شود. این رفتار می‌تواند به کاهش انگیزه و ارزشمندی کارکنان منجر شود.

مثال: مدیر به کارمندان می‌گوید که می‌توانند روش انجام پروژه را خودشان انتخاب کنند، اما در نهایت فقط روشی را که خودش می‌خواهد تأیید می‌کند.

عدم اعتماد در انجام وظایف

مدیران کنترل‌گر به دیگران اعتماد ندارند که وظایف را به درستی انجام دهند و همیشه احساس می‌کنند که باید همه چیز را کنترل کنند. این عدم اعتماد می‌تواند به مشکلات روابط کاری و کاهش اثر بخشی تیم منجر شود.

مثال: مدیر کنترل‌گر ممکن است مدام از کارمندان بخواهد که هر ایمیلی را قبل از ارسال به او نشان دهند، حتی اگر کارمندان سال‌ها تجربه در این زمینه داشته باشند.

تمرکز بر جزئیات کوچک

این مدیران همیشه در جزئیات کوچک و روزمره امور فرو رفته‌اند و به جای تمرکز بر تصویر کلان و اهداف بلند مدت، وقت خود را بر کوچکترین جنبه‌ها صرف می‌کنند. نتیجه این کار اغلب به کاهش اثر بخشی و بهره‌وری تیم منجر می‌شود.

مثال: در یک پروژه بزرگ ساختمانی، مدیر کنترل‌گر ممکن است وقت زیادی را صرف انتخاب رنگ دستگیره‌های در کند، در حالی که مسائل مهم‌تری مانند زمان‌بندی کلی پروژه نادیده گرفته می‌شوند.

درخواست های بیش از حد برای گزارش پیشرفت

مدیران کنترل‌گر خواهان دریافت به‌روزرسانی‌های مکرر درباره وضعیت پروژه‌ها و وظایف هستند. این رفتار می‌تواند به نگرانی و اضطراب کارکنان منجر شود زیرا هر حرکت آنها زیر نظر است.

مثال: مدیر هر ساعت از کارمندان می‌خواهد که گزارش پیشرفت کار ارائه دهند، حتی اگر این کار باعث اختلال در روند کاری آنها شود.

تحسین گزینشی

آنها فقط کارهایی را که به روش خودشان انجام شده باشد تحسین می‌کنند و همچنان به دنبال تمرکز بر ضعف‌ها و نقص های دیگران هستند. این نوع ستایش می‌تواند اعتماد به نفس کارکنان را کاهش دهد و مانع رشد حرفه‌ای آنها شود.

مثال: مدیر فقط زمانی از کار یک کارمند تعریف می‌کند که دقیقاً مطابق با دستورالعمل‌های خودش انجام شده باشد، حتی اگر روش‌های دیگر نتایج بهتری داشته باشند.

رد یا تغییر روش‌های دیگران

هرگاه کاری به شیوه‌ای غیر از آنچه مدیر کنترل‌گر می‌خواهد انجام شود، احتمالاً رد یا تغییر داده می‌شود. این رفتار باعث احساس ناامیدی در کارکنان و افزایش خستگی و استرس می‌شود.

مثال: یک کارمند راه حل جدیدی برای بهبود فرآیند کاری ارائه می‌دهد، اما مدیر کنترل‌گر بدون بررسی دقیق مزایای آن، آن را رد می‌کند و اصرار دارد که روش قدیمی ادامه یابد.

انتقاد بیش از حد

مدیران کنترل‌گر اغلب بسیار انتقادگر هستند و به راحتی از دیگران ایراد می‌گیرند. این نوع رفتار می‌تواند روحیه کارکنان را تضعیف کند و فرهنگ سازمانی را خراب کند.

مثال: حتی زمانی که یک پروژه با موفقیت به پایان می‌رسد، مدیر کنترل‌گر به جای تمرکز بر دستاوردها، بر جزئیات کوچکی که می‌توانست بهتر انجام شود تمرکز می‌کند.

چرا مدیریت کنترل‌گرانه آسیب رسان است؟

مدیر کنترل‌گر (micromanager) ممکن است در ابتدا به نظر برسد که تلاش برای بهبود کارکرد و کیفیت دقیق دارد، اما واقعیت این است که این روش می‌تواند تاثیرات منفی بسیاری را به دنبال داشته باشد. در این بخش، به بررسی اثرات منفی مدیریت کنترل‌گر بر دیگران، خود مدیران کنترل‌گر و محیط کاری پرداخته می‌شود.

تاثیرات منفی بر سایرین

یکی از اثرات اصلی مدیریت کنترل‌گر بر دیگران، تاثیرات احساسی منفی است:

• احساس ناکارآمدی: کارکنان تحت نظر یک مدیر کنترل‌گر ممکن است احساس کنند که کاری که انجام می‌دهند هرگز به اندازه کافی خوب نیست و این می‌تواند اعتماد به نفس آنها را تضعیف کند.
• استرس و اضطراب: نظارت مداوم و توجه بیش از حد به جزئیات توسط مدیر کنترل‌گر می‌تواند به استرس و اضطراب کارکنان منجر شود و در نهایت باعث کاهش کیفیت زندگی کاری آنها شود.
• خشم و ناامیدی: احساس گرفتن آزادی عمل و دخالت دائم در کارها می‌تواند کارکنان را به خشم آورده و باعث ناامیدی آنها شود.
• کاهش انگیزه: زمانی که کارکنان احساس می‌کنند که نمی‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها شرکت کنند یا نظراتشان مهم نیست، انگیزه خود را از دست خواهند داد.

تاثیر بر مدیران کنترل‌گر

مدیران کنترل‌گر خود نیز از این رفتار زیان می‌بینند:

• احساس خستگی و فرسودگی: تلاش مداوم برای کنترل همه چیز و هر کس باعث خستگی و فرسودگی مدیر خواهد شد. این می‌تواند منجر به کاهش بهره‌وری و خلاقیت مدیر شود.
• ناامیدی از عدم قدردانی: آن‌ها ممکن است انتظار داشته باشند که برای تلاش‌های خود تحسین شوند، اما اغلب با نارضایتی و مقاومت روبرو می‌شوند، که این موضوع می‌تواند منجر به ناامیدی و احساس کم‌ارزشی شود.
• کاهش کیفیت کار و عدم رشد: تمرکز بیش از حد بر جزئیات و ناتوانی در تفویض وظایف مانع از رشد حرفه‌ای و توانمندی‌های مدیر می‌شود. این می‌تواند در بلندمدت به ضرر خود مدیر و سازمان تمام شود.

تاثیر در روحیه و عملکرد محیط کاری

مدیریت کنترل‌گر تأثیرات منفی گسترده‌ای بر روحیه و عملکرد در محیط کاری دارد:

• کاهش انگیزه تیم: حضور یک مدیر کنترل‌گر می‌تواند باعث کاهش انگیزه و اشتیاق تیم برای دستیابی به اهداف شود. کارکنان ممکن است احساس کنند که تلاش‌هایشان دیده نمی‌شود یا ارزش ندارد.
• عملکرد ضعیف: زمانی که کارکنان احساس نمی‌کنند که می‌توانند به طور مستقل کار کنند، اغلب عملکردشان تحت تأثیر قرار می‌گیرد و نتایج کمتری به دست می‌آید. این می‌تواند منجر به کاهش بهره‌وری کلی سازمان شود.
• نرخ بالای ترک شغل: کارکنانی که تحت مدیریت کنترل‌گر هستند، تمایل بیشتری به ترک شغل و جستجوی محیط کاری با مدیریتی آزادتر دارند. این مسئله می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌های استخدام و آموزش شود.
• فرهنگ سازمانی منفی: حضور یک مدیر کنترل‌گر می‌تواند به ایجاد فرهنگی منفی و عدم اعتماد بین کارکنان منجر شود. این موضوع می‌تواند اثرات بلندمدتی بر جذب و نگهداشت بهترین استعدادها داشته باشد.

آیا مدیریت کنترل‌گرانه نوعی قلدری است؟

مدیریت کنترل‌گر می‌تواند شکلی از قلدری یا آزار باشد، بویژه اگر فرد با شما به طور بی‌ادبانه حرف بزند، شما را تحقیر کند یا توهین کند.

• علائم قلدری: اگر مدیر کنترل‌گر با شما به طور بی‌ادبانه حرف بزند، مدارک و کارهای شما را نادیده بگیرد، شما را تحقیر کند یا توهین کند، این نشانه‌های قلدری است.
• اقدامات مقابله‌ای: اگر مدیر کنترل‌گر یک مدیر یا همکار در محل کار شما است، باید پرسنل منابع انسانی را در جریان بگذارید و از آنها کمک بخواهید. ثبت موارد و مکاتبات با مدیر کنترل‌گر نیز می‌تواند به مستندسازی مشکلات کمک کند.
• حمایت از خود: در صورت امکان، از شبکه حمایتی خود (دوستان، خانواده، مشاوران حرفه‌ای) استفاده کنید تا حمایت عاطفی و روانی لازم را دریافت کنید.

چگونه با یک مدیر کنترل‌گر برخورد کنیم

برخورد با یک مدیر کنترل‌گر (micromanager) می‌تواند چالش‌های زیادی را به دنبال داشته باشد. اگر در محیط کاری یا شخصی با چنین فردی مواجه هستید، استراتژی‌های موثری وجود دارد که می‌توانید برای مدیریت این وضعیت به کار گیرید.

مرزهای محکم تعیین کنید

یکی از اولین قدم‌ها در برخورد با مدیر کنترل‌گر، تعیین مرزهای محکم است:

• اگر مدیر کنترل‌گر رئیس شما نیست، با او به عنوان یک همکار برابر رفتار کنید و اجازه ندهید که او به طور غیرمستقیم کنترل امور را به دست بگیرد.
• اگر او رئیس شماست، با سیاست به او بگویید که توانایی انجام کار خود را دارید و از او بخواهید که به شما اعتماد کند تا وظایف را به تنهایی انجام دهید. برنامه‌های خود را توضیح دهید و وعده دهید که به‌طور منظم گزارش‌های پیشرفت ارائه دهید تا اعتماد او را جلب کنید.

اثر رفتارشان را به آنها توضیح دهید

اگر رفتار کنترل‌گرانه ادامه دارد، باید نتیجه رفتارشان را با آنها در میان بگذارید:

• در یک گفتگوی صادقانه، اثرات منفی رفتار آنها بر روی خود را توضیح دهید و از قضاوت و برچسب‌زنی خودداری کنید.
• اگر در یک رابطه شخصی هستید، می‌توانید به آنها بگویید که نیاز آنها به کنترل دارد به رابطه شما آسیب می‌زند و باعث خشم، استرس و ناامیدی شما می‌شود.
• در محیط کاری، می‌توانید توضیح دهید که زمان صرف‌شده برای نوشتن گزارش‌های روزانه، وقت واقعی برای انجام کار را کاهش می‌دهد و پیشنهاد کنید که به جای آن گزارش‌های هفتگی بدهید.

انگیزه‌های آنها را درک کنید

مدیران کنترل‌گر معمولاً از ترس، ناامنی یا بی‌اعتمادی به دیگران انگیزه می‌گیرند:

تلاش کنید که انگیزه‌های پشت رفتار کنترل‌گرانه‌شان را درک کنید. این می‌تواند به شما کمک کند که نگرانی‌های آنها را برطرف کرده و اعتماد آنها را جلب کنید.

برای مثال، اگر مدیر شما نگران دستیابی به هدف‌های سه‌ماهه است، می‌توانید با توضیح اقدامات و پیشرفت‌های خود به سمت این هدف، به او اطمینان دهید که شما نیز در راستای دستیابی به همان هدف تلاش می‌کنید.

در صورت نیاز از آنها فاصله بگیرید

ممکن است با وجود تمام تلاش‌هایتان، رفتار آنها تغییر نکند. در این صورت، ممکن است مجبور شوید که از شغل، رابطه یا دوستی خود فاصله بگیرید تا از خودتان حفاظت کنید:

• اگر در محیط کاری با یک مدیر کنترل‌گر مواجه هستید که رفتارشان بهبود نمی‌یابد، ممکن است نیاز باشد شغلی جدید پیدا کنید.
• در روابط شخصی، اگر تلاش‌های شما برای بهبود وضعیت نتیجه نداد، ممکن است لازم باشد از این رابطه فاصله بگیرید تا سلامت روانی و احساسی خود را حفظ کنید.

چگونه از مدیریت کنترل‌گرانه دست بکشیم

اگر کسی شما را به عنوان یک مدیر کنترل‌گر (micromanager) تشخیص داده است یا خودتان احساس می‌کنید که تمایل به کنترل همه چیز دارید، اقدامات عملی وجود دارد که می‌توانید انجام دهید تا این ویژگی را بهبود بخشید و به دیگران فضای کافی برای رشد و خلاقیت بدهید.

یاد بگیرید وظایف را واگذار و تفویض کنید

یکی از مهم‌ترین گام‌ها برای دست کشیدن از مدیریت کنترل‌گر، یادگیری واگذاری وظایف به دیگران است:

• تفویض وظایف بر اساس توانایی‌ها: وظایف را بر اساس توانایی‌های دیگران تفویض کنید و به آنها اعتماد کنید که وظایف را به درستی انجام دهند. اجازه دهید افراد در محدوده توانایی‌های خود رشد کنند و اشتباه کنند.
• تنها در مواقع نیاز راهنمایی کنید: به جای اینکه در هر مرحله دخالت کنید، فقط زمانی که نیاز دارند راهنمایی کنید. این امکان را به آنها بدهید که راه‌حل‌های خود را امتحان کنند و از تجربه‌های خود بیاموزند.
• تمرکز بر نتیجه نهایی: به جای دخالت در جزئیات فرایند، بر دستیابی به نتیجه نهایی تمرکز کنید. این کار به شما و تیم شما اجازه می‌دهد تا سریع‌تر و با بهره‌وری بالاتر به اهداف خود برسید.

به ایده‌های مختلف باز باشید

پذیرش ایده‌ها و رویکردهای دیگران می‌تواند به یافتن راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات کمک کند:

• گوش دادن فعال: با دقت و بدون پیش داوری به نظرات و ایده‌های دیگران گوش دهید. این کار به شما کمک می‌کند دیدگاه‌های جدیدی را ببینید که ممکن است به بهبود روند کار کمک کنند.
• تشویق به اشتراک‌گذاری ایده‌ها: فضایی برای تیم خود ایجاد کنید که هر کسی بتواند ایده‌ها و نظرهای خود را به اشتراک بگذارد بدون ترس از انتقاد. این محیط خلاقیت را تشویق می‌کند و نوآوری را قوت می‌بخشد.

اعتماد ایجاد کنید

اعتماد به دیگران کلید رهایی از گرایش‌های مدیریت کنترل‌گرانه است:

• اعتماد سازی: به افراد اعتماد کنید که وظایف را تکمیل کرده و در مواقع نیاز کمک بخواهند. این اعتماد به مرور زمان قوی‌تر می‌شود و باعث ایجاد روابط کاری مثبت می‌شود.
• اجتناب از جابجایی دائمی: از جابجایی دائمی بر سر دیگران پرهیز کنید و بگذارید افراد
• تشویق به خودمدیریتی: به تیم خود اجازه دهید که خودشان تصمیم‌های مهم را بگیرند و راه‌های اجرایی خود را پیدا کنند. این کار به توانمندسازی آنها و کاهش بار مدیریت شما کمک می‌کند.

از کمال طلبی خودداری کنید

تمرکز بر کمال‌طلبی می‌تواند شما را شکست دهد زیرا هیچگاه کاری به اندازه کافی خوب نخواهد بود:

• پذیرش اشتباه‌ها: بپذیرید که گاهی اشتباه‌ها رخ می‌دهند و این بخشی از فرآیند یادگیری است. این دیدگاه به کاهش استرس شما و دیگران کمک می‌کند.
• تمرکز بر هدف‌های توافقی: به جای تلاش برای رسیدن به کمال مطلق، بر دستیابی به هدف‌های توافقی و معقول تمرکز کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا با واقع‌بینی به پیش بروید و نتایج مثبتی را کسب کنید.
• تشویق به پیشرفت تدریجی: به جای درخواست کامل و بی‌عیب، پیشرفت تدریجی و بهبود مداوم را تشویق کنید. این باعث می‌شود تیم شما احساس کند که در مسیر درستی قرار دارد و انگیزه بیشتری برای کوشش بیشتر خواهد داشت.

نتیجه‌گیری

مدیریت کنترل‌گر یک چالش جدی در محیط‌های کاری و روابط شخصی است. درک نشانه‌های آن و یادگیری نحوه مقابله با آن می‌تواند به بهبود روابط کاری و شخصی کمک کند. اگر خودتان تمایل به کنترل‌گری دارید، با به کارگیری استراتژی‌های ذکر شده می‌توانید رفتار خود را بهبود بخشید و محیطی سالم‌تر و پربارتر برای خود و اطرافیانتان ایجاد کنید. به یاد داشته باشید که تغییر زمان می‌برد و نیاز به تلاش مداوم دارد، اما نتایج آن ارزشمند خواهد بود.

منابع

1. Kisfalvi, V., Sergi, V., & Langley, A. (2016). Managing and Mobilizing Microdynamics to Achieve Behavioral Integration in Top Management Teams. Long Range Planning, 49(6), 689-720.
2. Delgado, O., Strauss, E., & Ortega, M. (2015). Micromanagement: When to avoid it and how to use it effectively.. American journal of health-system pharmacy : AJHP : official journal of the American Society of Health-System Pharmacists, 72 10, 772, 774, 776 .
3. Skiba, J., Saini, A., & Friend, S. B. (2016). The effect of managerial cost prioritization on sales force turnover. Journal of Business Research.
4. Lopes, H., Lagoa, S., & Calapez, T. (2014). Declining autonomy at work in the EU and its effect on civic behavior. Economic and Industrial Democracy, 35, 341 – 366.
5. Choi, J. (2020). The mediating effect of positive psychological capital between autonomous work environment and self-directed behavior: evidence from South Korea. Human Resource Development International, 23, 46 – 65.
6. Tetteh, M. O., Chan, A., Ameyaw, E., Darko, A., Yevu, S. K., & Boateng, E. B. (2021). Management control structures and performance implications in international construction joint ventures: critical survey and conceptual framework. Engineering, Construction and Architectural Management.
7. Badura, K. L., Grijalva, E. J., Newman, D. A., Yan, T., & Jeon, G. (2018). Gender and leadership emergence: A meta‐analysis and explanatory model. Personnel Psychology.